Der PRAXIS-Kurier

Vorgangsverwaltung innerhalb der WDV

Die Vorgangsverwaltung gehört in den Bereich des Vertriebssteuerungsmoduls. Über dieses Modul wird der Vertriebsmitarbeiter in die Lage versetzt, eine aktive Kundenpflege zu betreiben. Neben der Nutzung von Kalenderfunktionalitäten, automatischen Wiedervorlagen und der Möglichkeit, individuelle Abfragen zu gestalten, ist auch die Vorgangsverwaltung ein elementarer Bestandteil der Vertriebssteuerung.

Die Vorgangsverwaltung ermöglicht es dem Mitarbeiter, Kundenanfragen, Reklamationen, Telefonanrufe usw. in strukturierter Form abzuarbeiten und dabei sämtliche relevanten Informationen innerhalb der WDV zu erfassen. Diese Informationen stehen später auch anderen Mitarbeitern zur Verfügung. Die Verwaltung der Informationen erfolgt in Form von Vorgängen, welche in nachfolgender Maske erfasst werden:

Von hier aus ist es möglich, auf die verschiedenen Kundenbezogenen Stammdaten zuzugreifen. Dadurch können später beim Aufruf des Kunden sofort alle zugehörigen Vorgänge angezeigt und ggf. weiterbearbeitet werden. In einem Textfenster können Details des Vorgangs beschrieben werden. Weiterhin ist es möglich, verschiedene Dokumente und andere Objekte an den Vorgang anzuhängen:

Die einzelnen erfassten Vorgänge werden in sogenannten Pools abgelegt. Von dort können die Vorgänge wiederaufgerufen werden und es kann bequem weiterbearbeitet werden:

Die einzelnen Pools bzw. deren Inhalte lassen sich in folgender Maske anzeigen:

Die Struktur der Pools ist frei definierbar d.h. hier sind z.B. Pools für den technischen Bereich und/oder den Vertriebsbereich denkbar, weiterhin könnte auch jedem Mitarbeiter ein Pool zugeordnet werden, für den er verantwortlich ist. Nach der Bearbeitung eines Vorgangs wird diesem ein Status zugeordnet anhand dessen jederzeit der Bearbeitungsstand der Vorgänge nachvollzogen werden kann.

Auch diese Stati sind frei definierbar:

Weiterhin ist eine Priorisierung der Vorgänge möglich d.h. die Dringlichkeit kann festgelegt werden:

Der einzelne Vorgang durchläuft somit von seiner Erfassung bis zur Erledigung unter Umständen mehrere Bearbeitungsschritte und Stati, welche durch die entstehende Historie auch für andere Mitarbeiter transparent sind. Gerade im Vertriebsbereich ist dies ein wertvolles Hilfsmittel, da bereits vor einem anstehenden Kundenbesuch die bisher zu diesem Kunden gesammelten Informationen und durchgeführten Tätigkeiten ersichtlich sind.