Der PRAXIS-Kurier

Dokumentypen in Verbindung mit Word

Die unstrukturierte Ablage von Dokumenten ist nicht nur unwirtschaftlich. Es spart auch Zeit, wenn Nutzer die Dokumentenverwaltung in der WDV 2007 gebrauchen. Die WDV 2007 nimmt die Adressdaten aus der Kundenakte und fügt sie in den Geschäftsbrief ein. Zur Speicherung benutzt die Software die elektronische Akte. Und wie Sie diese Funktionen einrichten, erfahren Sie hier.

Voraussetzung: Mircosoft Word ab Version 2003 und die Branchenlösung WDV 2007
Zur Nutzung der Dokumententypen mit Word ist das Microsoftprodukt ab der Version 2003 notwendig. Die Verbindung erfolgt über die OLE-Kommunikationsschnittstelle.

Einrichten der elektronischen Akte
Seitens der WDV 2007 ist die elektronische Kundenakte einzurichten und jedem Personenkonto, welches über Dokumenttypen arbeiten soll, zu hinterlegen. Die elektronische Aktenstruktur muss in logische Unterordnern aufgegliedert werden, wie Schriftwechsel, elektronische Post und Projekte. Ein zentraler Pfad enthält die Basisstruktur der Aktenanlage.

Erstellen einer Abfrage für den Serienbrief
Es ist eine Abfrage über Adressendaten im Abfrage-Designer anzulegen. Diese Abfrage wird in den Dokumententypen mit der Word-Formatvorlage zusammengeführt.

Jedem Feld ist ein Exportname zugeordnet, der als Platzhalter im Serienbrief angelegt werden muß.

Erstellen der Word-Formatvorlage
Das Vorlagen-Dokument ist eine DOT-Datei, bei der an den Stellen, wo die Datenwerte aus der WDV kommen, Platzhalter gesetzt sind. Die Platzhalter entsprechen dem Wert in der zugeordneten Abfrage.

Funktionen in Dokumententypen und Gruppen
Im Dokumententyp werden folgende Information des Dokuments zusammengeführt.

1. die Dokumentenart „Word Dokument erstellen“
2. die Dokumentenvorlage selbst
3. das Verzeichnis innerhalb der elektronischen Akte, wo das Dokument abgelegt wird
4. die Exportabfrage, welche die Datendefinition enthält

Die Bezeichnung des Dialoges ist der sichtbare Aufrufpunkt in der elektronischen Kundenakte.

Durch den Aufruf wird ein Dialog geöffnet, in dem das Dokument zu benennen ist. In der Eingabe ist das Datum vorgetragen und weiterer Text kann frei ergänzt werden.

Nach der Bestätigung öffnet sich das Word-Dokument mit den ersetzten Datenfeldern. Der Aufruf wird direkt durch die WDV initiiert. Das Speichern in Word legt das Dokument in dem über die Dokumentengruppe zugeordneten Ordner ab.

Somit ist ein zentraler Dokumentenaufruf und eine zentrale Dokumentenablage eingerichtet.